Al momento de registrarse para utilizar los servicios administrativos de Delco Services, S.A (“Backofi”), el Usuario reconocen expresamente que ha leído y entendido los siguiente términos y condiciones de servicios, y que además se obliga a los mismos.
1. Definiciones: En estos términos y condiciones, las siguientes palabras tendrán el significado que se les atribuye a continuación: “En la Nube” es la práctica de almacenar, procesar o administrar datos en uno o más servidores remotos accesibles a través del internet; “Datos y Documentos” se refiere a la totalidad de la información, documentación y materiales proveídos por el Usuario a Backofi a fin de que Backofi pueda realizar la prestación de los Servicios; “Información Confidencial” comprende los Datos y Documentos, al igual que la reportería y entregables elaborados por Backofi en el curso de la prestación de los Servicios; “Tarifa” es el valor a pagar por el Usuario respecto al Plan de Servicios acordado con Backofi; “Plan de Servicios” consiste en la categoría, cantidad, frecuencia y tipo de Servicios solicitado por el Usuario a Backofi, y los protocolos establecidos para la debida prestación de los mismos; “Representante(s) del Usuario” consiste en la(s) persona(s) facultadas para intercambiar información con Backofi, y girar instrucciones respecto al manejo y administración de los Servicios; “Servicios” se refiere a la totalidad de las tareas administrativas que ofrece Backofi en base al Plan de Servicios solicitado por el Usuario, incluyendo aquellas de registros contables, gestión de recursos humanos y planillas, gestión fiscal, asesoría y consultoría; “Usuario” es la persona natural o persona jurídica que se ha registrado para utilizar los servicios administrativos de Backofi;
2. Servicios. Backofi provee servicios administrativos para profesionales, empresas holding y empresas operativas, los cuales incluyen, entre otros, registros contables, gestión de recursos humanos y planillas, gestión fiscal, asesoría y consultoría. El Usuario conoce y acepta que Backofi no es una firma de contabilidad, si bien descansa en el criterio de profesionales de contabilidad para la prestación de los Servicios.
3. Acuerdo de Servicios A partir de la fecha de adherencia a los presentes Términos y Condiciones de Servicios, y hasta que la relación de servicios sea terminada por Backofi o por el Usuario, Backofi proveerá al Usuario los Servicios acordados en el Plan de Servicios, para lo cual estará disponible para apoyo y consultoría en horas laborales estándar; es decir, de 8:30AM hasta las 5:00PM (hora de Panamá) de lunes a viernes, con excepción de días feriados, y de cualquier otra circunstancia que se escape del control por parte de Backofi, como caso fortuito o situaciones de fuerza mayor. Backofi podrá utilizar cualesquiera plataformas tecnológicas considere convenientes en el curso de prestación los Servicios, incluyendo servicios en la Nube. Backofi también se reserva el derecho de modificar o suspender en cualquier momento parte de los Servicios, para lo cual otorgará un preaviso al Usuario de al menos treinta (30) días calendario.
4. Pago de la Tarifa La Tarifa y su forma de pago serán de acuerdo a lo estipulado en el Plan de Servicios. La Tarifa no incluirá gastos o impuestos pagaderos por el Usuario con objeto de sus obligaciones fiscales o de otra índole frente a terceros. Backofi se reserva el derecho de suspender de forma inmediata la prestación de los Servicios en caso de encontrarse el Usuario en estado de morosidad respecto al pago de la Tarifa. 5. Asignar Representantes El(los) representante(s) asignados por el Usuario el Plan de Servicios estarán autorizados y empoderados para intercambiar comunicaciones y Datos y Documentos con Backofi, al igual que para girar instrucciones respecto al manejo de la relación con Backofi, incluyendo los Servicios. El Usuario responsable y quedará obligado por todas las acciones que realice(n) el(los) Representante(s) del Usuario. 6. Datos y Documentos El Usuario es el único responsable por la recolección, organización y entrega, en tiempo oportuno, según establecido en el Plan de Servicios, de los Datos y Documentos que son necesarios para que Backofi, en base a estos, realice la prestación de los Servicios, incluyendo la producción de reportes y presentación de declaraciones de impuestos. Similarmente, el Usuario es responsable porque los Datos y Documentos que provea a Backofi sean veraces y completos, por lo cual acuerda mantener indemne, defender y eximir a Backofi, sus accionistas, directores y funcionarios respecto a cualquier proceso, reclamo, investigación o pasivo de cualquier tipo derivado de fallas o errores voluntarios o involuntarios en los Datos y Documentos entregados a Backofi. 7. Terminación de los Servicios Cualquiera de las partes podrá dar por terminados los Servicios en cualquier momento, para lo cual notificará a la contraparte con al menos treinta (30) días de anticipación. A la terminación de los Servicios, Backofi entregará al Usuario los archivos contables en su poder, al igual que cualesquiera Datos y Documentos mantenga en relación a la cuenta del Usuario. Reconoce y acepta el Usuario que Backofi se reserva el derecho a no realizar dicha entrega en caso de que el Usuario mantenga cuentas pendientes de pago a Backofi. 8. Seguridad • Backofi hará los esfuerzos razonables a fin de proteger todos sus sistemas contra la pérdida de datos y/o cualquier uso ilegal de información, aplicando estándares de seguridad no menores a aquellos que utiliza a efectos de salvaguardar su propia información y datos. 9. Confidencialidad Acuerda Backofi que utilizará la Información Confidencial exclusivamente para la prestación de los Servicios y el cumplimiento de sus obligaciones bajo el presente contrato, obligando a sus accionistas, directores y funcionarios a la misma condición. No obstante, no será considerada parte de la Información Confidencial la información que: (i) sea legítimamente del dominio público sin que exista violación o incumplimiento a las disposiciones de este contrato o a las leyes en vigor; (ii) que sea de conocimiento de Backofi antes de la celebración del presente contrato; o (iii) que sea requerida mediante orden judicial por una autoridad competente en el ejercicio de sus funciones. 10. Límite de Responsabilidad Backofi proveerá los servicios de forma profesional y responsable, consistente con los estándares de la industria, velando razonablemente por los mejores intereses del Usuario en relación a la calidad de los Servicios. Sin embargo, Backofi no garantiza que los Servicios estarán totalmente libres de errores e interrupciones o que las tareas que lleve a cabo Backofi para el Usuario serán ejecutadas de forma perfecta. Reconoce y acepta el Usuario que, en cualquier caso, el límite de responsabilidad de Backofi frente al Usuario por cualquier daño o perjuicio sufrido por el Usuario en relación al presente contrato y la prestación de los Servicios en general, será por el monto que resulte menor entre el total las tarifas pagadas o pagaderas por el Usuario en los tres meses previos a la presentación del reclamo, o la suma de Mil Quinientos Dólares con 00/100 (US$1,500.00). 11. Ley aplicable y Resolución de Controversias. Los presentes términos y condiciones se regirán por las leyes de la República de Panamá. Cualquier litigio o controversia provenientes de, o relacionados con este contrato, así como la interpretación, aplicación, ejecución y terminación del mismo, deberán resolverse por medio de Arbitraje, previo intento de Conciliación, por el Centro de Conciliación y Arbitraje de Panamá, conforme a sus reglas de procedimiento. 12. Otras estipulaciones Si alguna de las estipulaciones de los presentes términos y condiciones resultare nula según las leyes de la República de Panamá, tal nulidad no invalidará el acuerdo en su totalidad, sino que este se interpretará como si no incluyere la estipulación o estipulaciones que se declaren nulas, y los derechos y obligaciones de las partes serán interpretados y observados en la forma en que en derecho proceda. Backofi se reserva el derecho de modificar estos términos y condiciones en cualquier momento, para lo cual enviará una notificación al Usuario. El uso continuo de los Servicios después de cualquier modificación de los términos y condiciones será considerada como una aceptación vinculante de tales enmiendas. Las comunicaciones con el Usuario se realizarán vía correo electrónico a la(s) dirección(es) indicadas en el Plan de Servicios.